Proceso de Verificación (Seguimiento) programa de Certificación NOM

La verificación o seguimiento es la constatación ocular o comprobación que se realiza mediante muestreo, medición, pruebas de laboratorio o revisión de documentos con el fin de evaluar la conformidad de un producto en un momento determinado. El objetivo del seguimiento es comprobar el buen uso de la(s) marca(s) UL otorgada(s) y que el producto siga cumpliendo con los requerimientos de seguridad y/o funcionalidad de los documentos normativos y los requerimientos del esquema bajo los cuales éste ha sido evaluado. Del resultado de la Verificación (Seguimiento) depende la validez del certificado o dictamen de producto.

La verificación o seguimiento de productos se realiza mediante inspecciones que se llevan a cabo al menos una vez al año, ya sea de manera programada o aleatoria y que pueden ser con o sin previo aviso.

Las visitas con previo aviso son aquellas que han sido programadas y requieren ser confirmadas por Usted. Las visitas sin previo aviso, no requieren confirmación y se realizan conforme al programa de UL de México. En ambos casos, usted recibirá la notificación correspondiente ya sea antes o al momento de realizarse ésta.

Las visitas de verificación se han clasificado en los siguientes tipos:

Visita de inspección previa: se realizan con previo aviso como un prerrequisito a la certificación de producto bajo las modalidades de certificación II, VI, VII, VIII y para la modalidad III sólo si no se cuenta con dictamen de producto.
Visitas de verificación de rutina (inspecciones): Las cuales se realizan generalmente sin previo aviso y en las cuales se verifica que el producto siga cumpliendo con las pruebas y especificaciones bajo las cuales se otorgó la certificación o dictamen.

Las visitas sin previo aviso se efectúan o realizan durante los siguientes 3 meses a partir de la fecha en que usted recibió la notificación correspondiente y para la cual no se requiere su confirmación. Sin embargo, en algunos casos, estas visitas podrán realizarse con previo aviso a la persona de contacto.

Visitas extraordinarias: las cuales pueden realizarse con o sin previo aviso, dependiendo del caso y se realizan para verificar la implantación de medidas correctivas a no-conformidades detectadas en visitas anteriores y que son programadas por solicitud expresa del área de certificación o por usted; o bien a petición expresa de las dependencias y autoridades competentes.

Puntos importantes a considerar:

UL de México programa las visitas de verificación dentro de los 9 (nueve) meses posteriores a la fecha de emisión de los certificados o dictámenes emitidos, cubriendo todos los sitios declarados en la solicitud de servicios.
Las visitas de inspección previa solamente aplican a productos a certificar o dictaminar bajo las modalidades II, VI, VII , VIII y en caso de la modalidad III sólo si no se cuenta con dictamen de producto;
Las visitas de verificación de rutina o extraordinarias, aplican a productos ya certificados o dictaminados por UL de México bajo las modalidades: I, II, III y VI
A los productos certificados por lote (Modalidad VII y VIII) y modalidad V, no se realizan visitas de verificación por parte de UL de México, dado que corresponde a la Dirección General de Normas y a la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO), el realizar el seguimiento o verificación de los productos en su punto de venta con el propósito de corroborar que el producto se comercialice de acuerdo a la categoría con que fue certificado.
Los Avisos de Cargo, que UL emita, corresponden a cargos derivados por Visistas de verificación extraordinarias.
El importe indicado en el aviso de cargo deberá ser cubierto en el plazo establecido para que la visita de verificación se lleve a cabo conforme al programa de UL de México. Si el pago no se realiza, UL de México procederá a la suspensión del certificado o dictamen correspondiente.
Los periodos para confirmar una visita con previo aviso, será de 2 (dos) días hábiles para modalidad II y III y 3 (tres) días hábiles para las demás modalidades, a partir de la fecha de envío de la notificación. En caso de no recibir la confirmación solicitada en el plazo indicado, se dará por aceptada la fecha y lugar de la visita de verificación.
En caso de existir algún inconveniente con la fecha, hora y lugar programado (Visitas de verificación con previo aviso), el representante legal y/o persona de contacto, al recibir la notificación de visita de verificación, deberá solicitar la reprogramación de la misma a la Coordinación que emitió ésta dentro los periodos indicados en el punto anterior. La visita se reprogramará máximo en 2 (dos) ocasiones consecutivas. De no ser posible realizar la visita de verificación se cancelarán los certificados o dictámenes relacionados.
Por favor recuerde que es responsabilidad del cliente, fabricante, propietario, sus subordinados o encargados de establecimientos industriales o comerciales, permitir el acceso y proporcionar las facilidades necesarias al personal de UL para llevar a cabo la visita de verificación, así como contar con copia de la documentación de la(s) certificación(es) de producto(s) o expediente: Solicitud y lista de verificación debidamente sellada por UL de México, el(los) certificado(s) o dictamen(es) original(es), el contrato de prestación de servicios vigente, así como cualquier otro documento derivado de la certificación y verificación de éstos, en el lugar en que se efectúe la visita de verificación.
Si al momento de realizar la visita, el cliente no cuenta con el expediente indicado en el punto anterior, esto se considera como una no-conformidad.
El periodo máximo establecido para el ingreso de Informes de resultados de pruebas de producto muestreado (cualquiera que sea el resultado) es de 75 (setenta y cinco) días naturales a la fecha de muestreo o de la visita de verificación, según el caso. Si el resultado del informe es negativo, UL de México le notificará por escrito la Suspensión del certificado correspondiente. Adicionalmente, la muestra testigo (si fuese el caso) debe ser enviada a pruebas a más tardar 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de emisión del aviso. Si en la muestra testigo se repite el resultado, entonces el certificado es cancelado. En caso contrario, es decir, el producto no muestra ningún incumplimiento, se ratifica la certificación, mediante un Aviso de Cumplimiento.
La(s) muestra(s) seleccionadas debe(n) ser enviada(s) a un laboratorio subcontratado y/o validado por UL de México, mismo que debe estar acreditado y aprobado conforme al marco legal vigente.
Si fuese el caso, la respuesta a no-conformidades encontradas, se deberá realizar dentro de los plazos estipulados en la notificación correspondiente. De ser necesario, se realizará una visita de verificación extraordinaria para revisión de implementación y efectividad de las acciones correctivas tomadas o realizadas.
Cualquier cambio o modificación que se realice al producto deberá reportarse por escrito a UL de México. A su vez, UL analizará y, en su caso, solicitará pruebas complementarias de producto con el fin de evaluar que éste continúe cumpliendo con los requisitos de seguridad y/o funcionalidad de la norma de referencia. De detectarse cambios en producto no notificados previamente, UL de México procederá a la cancelación del certificado respectivo.

Actividades durante Una Visita de Verificación (Seguimiento)

Junta de apertura: en la cual se realiza el registro de las personas que participan en la visita de verificación y se explica el alcance de la misma;
Revisión documental;
Auditoría del Sistema de Calidad y línea de producción, si se trata de modalidad II o para modalidad III sólo si no se cuenta con el dictamen de producto de fabricante nacional o extranjero;
Muestreo de Producto: Se realiza en la cantidad estrictamente necesaria para la realización de pruebas requeridas en la norma aplicable. El número de muestras se selecciona por duplicado (excepto modalidades VI, VII y VIII), dado que, una de ellas se considerará como "muestra testigo". La muestra testigo se usará en caso de duda o controversia o cuando los resultados de los informes de pruebas sean negativos. La muestra testigo debe ser custodiada por usted por 45 (cuarenta y cinco) días naturales y podrá disponer de ella, una vez que reciba por parte de UL de México la respuesta favorable o bien, una vez vencido el plazo y no haya sido requerida la muestra testigo. Si usted decide no manejar muestra testigo y ésta es requerida, deberá solicitar a UL de México la visita de verificación correspondiente para el muestreo de producto, mediante un escrito en formato libre y dirigido a la Coordinación de Certificación. UL de México realizará la visita con el cargo respectivo.
Revisión de marcado de producto y uso de marcas (según aplique);
Junta de Cierre: en la cual se solicita nuevamente los nombres y firmas de las personas que participaron en la verificación, se resumen y explican las observaciones y/o no conformidades encontradas, en su caso. El inspector/auditor le dejará una copia del formulario "Informe de Verificación de Producto" para su referencia.

Proceso de Verificación (Seguimiento)

CAUSAS DE SUSPENSIÓN

UL de México suspenderá un certificado cuando:

Detecte el incumplimiento por parte del cliente respecto de cualquiera de las obligaciones establecidas en el Contrato de prestación de servicios y/o los requerimientos en los esquemas (modalidades) y documentos normativos bajo los cuales el producto fue evaluado.

Cuando se evalúe un producto muestreado durante una visita de verificación y éste presente incumplimiento con la norma de producto aplicable -el cliente tendrá un plazo de 60 (sesenta) días naturales para realizar las correcciones y/o aclaraciones que considere pertinentes-.

Durante este plazo, no se podrá hacer uso del certificado suspendido ni de las marcas de conformidad y UL de México procederá a aplicar las medidas necesarias para que el cliente suspenda el uso de las mismas. Una vez realizadas las correcciones y/o aclaraciones pertinentes, UL de México verificará que éstas hayan sido implantadas de manera efectiva, mediante visitas de inspección extraordinarias.

En el supuesto de que no lleven a cabo las correcciones necesarias para remediar el incumplimiento en los términos antes mencionados, UL de México cancelará el certificado o dictamen respectivo y dará por rescindido el Contrato de prestación de servicios mediante simple aviso por escrito, sin perjuicio de las sanciones que procedan conforme a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, la Ley Federal de Protección al Consumidor y demás leyes aplicables.

CAUSAS DE CANCELACIÓN O RETIRO DE CERTIFICACIÓN

UL de México procederá a la cancelación o retiro de un certificado y/o dictamen cuando:

El cliente no lleve a cabo las correcciones solicitadas por UL de México o se trate de una violación por segunda ocasión consecutiva (se presente recurrencia).
No se cumpla con las características y condiciones establecidas en el certificado y/o dictamen.
Se hayan efectuado modificaciones al producto sin haber notificado previamente a UL de México y/o se haya recibido el visto bueno de UL de México.
UL de México compruebe que los certificados o dictámenes otorgados han sido alterados y/o falsificados.
Al presentarse un inspector/auditor a la realización de una vista de verificación y ésta no pueda llevarse a cabo por domicilio o empresa inexistente.
Por solicitud expresa del cliente, mediante aviso previo y por escrito con 30 (treinta) días naturales de anticipación.
Derivado de una ampliación de titularidad, alguno de los importadores, distribuidores o comercializadores haga mal uso del certificado o dictamen otorgado.
Se haga uso indebido de las marcas de conformidad.